Faire sa propre comptabilité ou externaliser l’administration : une question importante pour de nombreux indépendants. En tant qu’indépendant, vous pouvez faire vous-même l’administration et garder un œil sur tout, ou l’externaliser et la confier à un professionnel. Vous pouvez gagner du temps en externalisant l’administration ou économiser des frais supplémentaires en le faisant vous-même.
Que vous fassiez vous-même la comptabilité ou que vous la sous-traitiez, l’administration doit toujours répondre à un certain nombre d’exigences importantes. Convenez avec le comptable des informations que vous devez fournir et de la manière dont vous vous assurez ensemble que vous respectez les directives. Ou assurez-vous que la comptabilité que vous tenez contient toutes les parties importantes.
Vous hésitez entre un comptable ou un aide-comptable ?
Un comptable a un titre protecteur, un comptable n’en a pas. Un comptable est souvent plus cher qu’un comptable. En tant qu’indépendant, vous pouvez faire appel à un comptable, il n’est pas obligatoire d’engager un comptable.
Toutes les options comptables en tant qu’indépendant
Un travailleur indépendant dispose de 3 options différentes lorsqu’il s’agit d’organiser la comptabilité, à savoir :
- Faites toute la comptabilité vous-même.
- Faites la comptabilité en partie vous-même et en partie sous-traitez-la à un comptable.
- Sous-traitez toute la comptabilité à un expert-comptable.
Lorsqu’il fait un choix entre les 3 options ci-dessus, il est essentiel que l’indépendant soit conscient que la comptabilité doit être organisée lui-même, que vous choisissiez ou non d’engager un comptable.
Les obligations des indépendants
Un travailleur indépendant est tenu d’agir conformément aux dispositions légales. L’obligation qui accompagne la comptabilité des indépendants en Belgique est que les autorités fiscales ont une obligation de conservation de 7 ans. L’administration fiscale et douanière a instauré cette obligation de garantir l’exactitude des comptes.
L’administration fiscale et douanière peut rendre visite à l’indépendant et a donc le droit de s’enquérir de la comptabilité pour la période entre le présent et il y a 7 ans. C’est aussi la raison pour laquelle un indépendant doit être responsable d’une comptabilité claire et facile à comprendre. La façon dont l’indépendant stocke les données n’est pas entièrement pertinente, l’indépendant peut se charger de faire un choix adapté qui convient à l’entreprise, à la situation et au budget.
Les données qui doivent être conservées pendant au moins 7 ans comprennent le grand livre de l’entreprise, l’administration débiteurs et créanciers, l’administration des stocks, l’administration des achats et des ventes, y compris les factures reçues et les copies des factures envoyées, l’administration de la paie, l’administration de la trésorerie et des encaissements, les relevés bancaires, les agendas et d’autres rendez-vous, mais aussi des contrats et d’autres types d’accords.
Certaines données doivent être conservées encore plus longtemps. Par exemple, les données relatives aux biens immobiliers des indépendants doivent être conservées pendant au moins 10 ans.
Mettre en place la comptabilité : c’est ce qu’il faut
Vous pouvez configurer la comptabilité en suivant un certain nombre d’étapes importantes. Cela commence par l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, dès que vous avez reçu un numéro de chambre de commerce et un numéro de TVA. Vous devrez alors veiller aux points suivants :
- Factures d’achat et de vente
- Reçus et relevés bancaires
- Devis, contrats et accords
- Enregistrement du temps et administration du voyage ou frais de déplacement
- Avis d’imposition (déclaration d’impôt sur le chiffre d’affaires, impôt sur le revenu et loi sur l’assurance maladie)
Ordre du jour et toute administration du personnel
Tous ces éléments doivent faire partie de la comptabilité ou de l’administration. Vous souhaitez l’installer vous-même ? Vous pouvez le faire dans Excel ou complètement manuellement. Dans ce cas, assurez-vous de ne négliger aucun des éléments importants.
Configurez vous-même l’administration et évitez de manquer une pièce ? Les programmes de comptabilité en ligne vous aident à garder une trace de toutes les parties importantes car elles font partie du logiciel.